Gıdanın üretici veya bayiden alımından, ihtiyaçlının evine girinceye kadar yaptığımız çalışmaları belirli bir disiplin ve sistemle sürdürmekteyiz. İhtiyaçlı ailelere ulaştırılacak olan gıdanın bazen birkaç gün gecikmesi bile, yardım alacak ailenin oldukça sıkıntılı günler geçirmesine neden olmaktadır.

Gıda alım işi için düzenli olarak piyasa takip edilmekte, kaliteden ödün vermeden fiyatta avantajlı ürünler tercih edilerek alımlar yapılmaktadır. Alım yapılan firmaların derneğimize bağışta bulunması zaman zaman teklif edilmekte, böylece maliyet en aza indirilmeye çalışılmaktadır.

Alınan gıdaların paketlenmesi işlemi, gönüllülerimizin yoğun çalıştığı iş alanlarından birisidir. Düzenli olarak yardım dağıtıldığı için, sürekli paketleme yapacak gönüllüye ihtiyaç duymaktayız.

İhtiyaçlı tesbiti, ve gıda dağıtımı ise gönüllülerimizin bize en çok destek oldukları alandır. Dağıtım yapmak isteyen gönüllülerimize, her ay 4-5 aile içeren bir dağıtım listesi hazırlanmakta ve 15 gün içinde listedeki ailelere dağıtım yapması istenmektedir. Dağıtımı yapan gönüllülerimiz dağıtım listesini derneğe geri getirmekte, aile ile ilgili kayıtlara ilave edilmesi gereken bilgiler varsa derneğe bildirmektedir.

Zaman zaman ihtiyaçlılar arasında gıdaların kalitesi, çeşidin yeterli olup olmadığı, listeden çıkarılması gereken ürün olup olmadığı gibi sorulardan oluşan anket çalışması yapmaktayız.

Erzak Alımı

Erzak alımı, 3 aylık periyotlar halinde yapılır. Tedarik Komisyonu tarafından, alınacak gıdanın çeşidi ve miktarı gelecek 3 aylık dönem için tesbit edilir. Bu tesbitten sonra fiyat araştırmasına geçilir.

Gerek üretici firmalardan ve gerekse bayilerden yazılı olarak alınan fiyatlar, ürün markaları, nakliye maliyetleri bir araya getirilir. Maliyet olarak en avantajlı şartlar ortaya konur ve alım kararı verilir. Sipariş edilen ürünler Merkez Şube, Fatih Temsilciliği, Kartal Temsilciliği gibi paketleme yapılan dernek binalarımıza kadar teslim edilir.

Tedarik komisyonu, sık sık kalite kontrolu yaparak, bozuk olan, son kullanma tarihi geçmiş ya da geçmeye yakın olan, ambalajı bozuk olan ürünleri iade eder. İhtiyaçlılara gıdayı teslim eden gönüllülerin gıda konusundaki şikayetlerini toplar ve gerekli tedbirleri alır.

Paketleme

Gıda paketleme; fasulye, pirinç, mercimek, şeker gibi derneğimize çuvallarla gelen gıdanin belirlenen ölçülerde naylon torbalara doldurulmasi işlemidir. Paketleme yapmak isteyen gönüllülerin önceden dernek seminerlerine katılması mecburi degildir.

Derneğimizin Merkez şubesi, Fatih Temsilciliği ve Kartal Temsilciliğinde düzenli olarak paketleme çalışmaları yapılmaktadır. Paketleme yapmak isteyen gönüllü ya da gönüllüler, dernek çalışanları ile irtibat kurup, bireysel ya da gruplarla bu işlemi yapabilirler.

Paketleme, fazla yormayan ancak zaman alan bir çalışmadır. Arkadaş grubu ile paketleme, aile büyüklerinin çocukları ile paketleme yapması, paketleme işlemini hem neşeli hale getirmekte hem de yardım yapmanın verdiği mutluluğu artırmaktadır.

Tesbit ve Güncelleme

Derneğimiz ihtiyaçlı ailelere bizzat ulaşmaya çalışmaktadır. Gerek tesbit aşamasında ve gerekse dağıtım aşamasında, ihtiyaçlının derneğe gelmesini talep etmiyoruz. Bu amaçla tesbit ve dağıtım komisyonu kurulmuştur.

İhtiyaçlı olduğu bildirilen ailelere hızlı bir şekilde ulaşmak için, gıda yardımının zamanında ve düzenli ulaşabilmesi için fedakarca çalışan gönüllülerimiz, ayda en az bir kere ihtiyaçlı ailelerin kapısını çalmaktadır. 

Tesbit ve dağıtım gönüllülerimizin ihtiyaçlı ile iletişiminde, derneğimizin ortaya koyduğu prensiplere göre hareket etmesi gerekmektedir. Gerek tesbit yaparken ve gerekse dağıtım yaparken ihtiyaçlıyı rencide edecek, rahatsız edecek davranışlardan kesinlikle kaçınmalıdır. Yapılan iyilik ne kadar büyük olursa olsun, başa kakılarak, kalp kırılarak verilen yardım bizim için anlamsızdır.

Tesbit ve dağıtım için en az 2 gönüllü veya çalışan görevlendirilir. Tek başına tesbit yapmak kabul edilmemektedir. Tesbiti yapan görevli, tesbit formunu eksiksiz doldurarak derneğe ulaştırır. Görevlinin kişisel kanaati de bizim için önemli olduğundan, kişisel kanaatin de yazılması gerekir. Tesbit esnasında yalan söylediğinden şüphelenilen aileyi fazla rahatsız etmeden, detaylı ve çapraz sorularla gerçek beyana yönlendirmek gerekir. Ailenin dışındaki insanlardan da (muhtar, bakkal, komşu... gibi) yardım alınmalıdır. Gönüllü, ailenin ya da komşuların yanıltıcı bilgiler verebileceğini bilmeli ve yeterince dikkatli olmalıdır.

Gıda Dağıtımı

İhtiyaçlıların tüm bilgileri bilgisayara kayıtlı olduğundan, her dağıtım dönemine ait ihtiyaçlı ailelerin listesi ve dağıtım gönüllülerin listesi bilgisayarda eşleştirilir. Genellikle bir dağıtım grubu bir yıl boyunca aynı ailelere gıda dağıtımı yapar. Ertesi sene dağıtım yaptığı ailelerin listesi kısmen değişebilir.

Dağıtım listesi hazırlandıktan sonra, gönüllülere haber verilerek dağıtım yapmaları istenir. Gönüllüler dernekten aldığı listeyi ve gıda çuvallarını araçlarına yükleyerek ihtiyaçlının evine teslim etmek üzere yola çıkar.

Gönüllü gıda çuvallarını müsaitse ihtiyaçlının mutfağına kadar götürür. İhtiyaçlının hal ve hatırını sormak, gerektiğinde çocuklarına çukulata benzeri hediyeler almak bizim gönüllülerimize tavsiyemizdir.

Dağıtım gönüllülerimizin dağıtımı eşiyle, çocuğuyla yapması, derneğimizde çok sık karşılaşılan bir durumdur. Eşiyle dağıtım yapan gönüllü, ailenin normalde farkedilemeyecek bir sorununu kolayca öğrenebilir, çocuğuyla dağıtım yapan gönüllü ise çocuklarını daha sosyal ve insancıl bir hayata hazırlıyor demektir.

Gıda çuvallarını teslim eden gönüllü, makbuzu imzalatır ve bir nüshasını ihtiyaçlıya teslim eder. Makbuz koçanı bittiğinde, derneğe teslim eder ve yeni koçanı imza karşılığında alır. Dağıtım listesini derneğe teslim eder ve eğer kayıtlara ilave edilecek bir bilgi mevcutsa, derneği bilgilendirir.

Gönüllü Eğitimi

Derneğimizde yeni gönüllü adaylarının eğitimi için düzenli aralıklarla Gönüllü Semineridüzenlenmektedir. Gönüllü semineri ile, gönüllü adayının derneği tanıması sağlanmakta, derneğimizin genel yaklaşımları, prensipleri açıklanmaktadır.

İki aşamalı olarak yapılan gönüllü seminerleri sonunda gönüllü olmayı kabul eden aday, acemi gönüllüolarak çalışmalara başlar. Acemi gönüllü tesbit veya dağıtım yapacağı zaman, bu konuda tecrübeli bir gönüllü ile bir süre çalışmak zorundadır. Zamanla yaptığı işi öğrenen acemi gönüllü artık ustalaşacak ve başka acemi gönüllülerle grup oluşturabilecektir.

Derneğimiz gönüllüleriyle zaman zaman istişare toplantıları, sabah kahvaltıları düzenliyoruz ve hem onların tavsiye ve tenkitlerini alıyoruz hem de derneğimiz ile ilgili yeni gelişmeleri anlatıyoruz.

Sosyal Etkinlikler

Düzenli aralıklarla gönüllülerimize yönelik sosyal faaliyetler hazırlıyoruz. Her altı ayda bir seminer / konferans türü eğitim çalışması, yılda bir defa piknik ve spor turnuvalarına katılmak bunların arasında sayılabilir.

Seminerlerin konusu genellikle çalışma alanımızla ilgili alanlardan seçilmekte ve gönüllülerin motivasyonunu artıracak içerikte hazırlanmaktadır. Sıradanlaşan, heyecan ve duygulardan yoksun bir yardım çalışması zamanla bir neşe kaynağı olmaktan çıkıp bir zorunluluk halini alır. Bu ise gönüllü çalışmalarının sonunu hazırlayan bir durumdur.

Pikniğimizi yaz döneminde ve okulların kapanmasından sonra planlıyoruz. Bütün gönüllülerimizi bir araya getiren bu çalışmada, çocuklara yönelik oyunlar, büyüklere yönelik sportif faaliyetler, derneğin son durumu, gelecekle ilgili beklentilerimiz, başarılı gönüllülerin ödüllendirilmesi gibi oldukça yoğun bir program uyguluyoruz.

Derneğimizin voleybol takımı, çeşitli küçük turnuvalara katılmakta ve hatırı sayılır başarılar kazanmaktadır.